Большинство студентов перед началом очередного семестра ставят перед собой задачу «начать продуктивно учиться». На самом деле так почти никогда не бывает, поэтому мы публикуем Советы по продуктивности от Дениса Елькина, выпускника МФТИ и руководителя службы технической поддержки myTarget, Mail.Ru Group.
В студенческой жизни царит хаос. Лекции, семинары, домашние задания, зачеты, контрольные, рефераты и курсовые работы. Десятки разных тем, которые постоянно требуют внимания. Но я также хочу немного уединения! В итоге приходится все делать в последнюю ночь, не высыпаясь и обещая себе все заранее. Нелегко настроить систему управления временем и задачами. Вот несколько советов от выпускника МФТИ Дениса, который немного в этом разбирается.
Смирись с тем, что ты человек.
Первое, что люди начинают делать, занимаясь тайм-менеджментом, — это выжимать ценность из каждой минуты. Это не совсем правда. Мы должны помнить, что мы не хотим становиться рабочими машинами. Прежде всего, мы хотим быть людьми. Люби себя. Если вы не включаете отдых в свой график и каждый день работаете на пределе своих возможностей, вы, вероятно, не продержитесь так долго. Любая система задач должна быть гибкой. Диспетчер задач должен быть вашим помощником, а не начальником. Нам нравится сидеть в социальных сетях, пока мы работаем. Никто этого не признает, но все это делают. Важно понимать, что это нормально. Найдите баланс между тем, когда вам нужно работать, и тем, когда вы можете позволить себе лениться.
Составь список.
Делаю сразу две: одну на день, другую на неделю. Туда помещаются абсолютно все задачи. От «Запросить статистику для отчета» до «Заправить машину» до «Купить билеты в кино и цветы». Просматривать список нужно минимум два раза в день: утром и вечером. По пути на работу у вас есть время сделать несколько вещей: написать рамочную статью, ответить на электронные письма, поискать информацию в Интернете. Если вы просматриваете свой список дел утром, у вас есть время немного разобраться, прежде чем вы доберетесь до офиса. Точно так же вечером у вас может быть время разобраться в происходящих мелочах. Список, который всегда под рукой, помогает использовать временные отрезки для работы. Когда вы стоите в очереди в столовой, поднимаетесь в лифте, ждете своих друзей на станции метро… Если вы используете их для дел, связанных с работой, вы можете высвободить больше значимого времени и потратить его на более важные задачи или отдых.
Вы не хотите разбивать задачи на разные списки. Гораздо удобнее держать их все в одном диспетчере задач. Вы можете заполнить стиральную машину своей машины, когда едете домой из офиса, и это нормально делать дома, а не на работе. Если задачи находятся в разных списках, есть вероятность, что мы что-то напортачим. Вы же не хотите идти на кухню дома, чтобы забрать машину. Вы можете вознаградить себя за выполнение особенно неприятных предметов. Подумайте об игре или ритуале, который украсит его. Раньше я любил вычеркивать номер задания в своем списке домашних заданий (в своей «домашней тетради»), когда заполнял его. Вы должны проводить периодическую чистку списка. Если задача перемещается из недели в неделю, с ней что-то не так. Скорее всего, он плохо сформулирован, но, возможно, его нужно делегировать кому-то другому, а может быть, он вообще не нужен.
Правильно формулируй задачи!
Формула часто важнее, чем составление списка. Задача должна быть первым шагом к решению проблемы. Если у вас в плане есть огромная задача, например «Сделать презентацию», вы никогда за нее не возьметесь. Вы будете делать другие до последней минуты. Это как поставить себе цель «выучить китайский». Но если вы напишете: «Напишите пять тем для обсуждения, которые будут включены в вашу презентацию», шансы увеличатся. Теперь это можно сделать за 15 минут. Точно так же вы могли бы написать «Спросите Васю, с кем он изучал китайский язык», что является первым шагом в изучении нового языка. Сделав первый шаг, можно сразу перейти ко второму, а когда отвлечетесь, записать следующий в свой список. Даже если вам не удастся погрузиться в поток, работа будет продолжаться.
Упражняйся.
Есть несколько хороших упражнений, которые помогут вашему мозгу работать.
Ежедневный отчет. Это упражнение желательно делать постоянно. Выделите 5-10 минут каждый вечер, чтобы оторваться от мира и подвести итоги дня, ответив на три вопроса:
-
Что было достигнуто?
Эта точка помогает бороться с ощущением «ненужности» дня. Бывают моменты, когда вы приходите домой, и вам кажется, что вы много работали весь день и ничего не делали. Если вкратце наметить основные вехи дня, то возникнет противоположное ощущение: «Как же я все это успел!»
-
Что можно улучшить?
Этот предмет помогает вам расти. Для каждой задачи в списке подумайте об обновлении.
-
Наблюдение дня!
Этот предмет не для работы. Здесь вам нужно понять, как вы продвинулись как личность в тот день. Чем ты сегодня лучше, чем был вчера. Это может быть простая мысль типа «Вася классный, с ним интересно общаться, надо чаще это делать!» или философское изречение. Главное не тянуть. Если не мудрено, пишите банально.
Самое главное научиться быстро создавать отчет. Жалко тратить полчаса каждый день. Таким образом, упражнение не приживется. Пишите только самое важное.
Время. Это упражнение очень энергозатратно, но очень полезно для размышлений. Наш мозг — это однозадачный процессор. В какой-то момент он погружается в одну проблему. Если проблема изменится, сохраните текущее время. Вы заканчиваете со списком:
10.00 — приступаю к работе, проверяю электронную почту;
10 июля — Приходит Петя, пьем чай;
10.47 — Я вернулся к работе и разобрал почту;
11.00 — пошли обедать;
Самое главное в такие дни – стараться честно жить нормальной жизнью. Самое главное – стараться жить честно. Тогда вы получите максимальный эффект – волосы встанут дыбом и вам захочется срочно что-то изменить. Тайминг более двух дней подряд очень сложный и бессмысленный. Это можно сделать заранее, чтобы увидеть, куда идет время. Вы также можете использовать его, когда вы совершенно ленивы и что-то потеряли.
Почитай про другие техники.
Я много сделал с постановкой задач и тайм-менеджментом. Моя любимая техника — «Пустой почтовый ящик джедая» Макса Дорофеева. Вкратце — у вас есть несколько почтовых ящиков: почтовый, телефонный, курьерский. Вы должны держать их пустыми. Вы читаете каждый почтовый ящик в отведенное время. Вы заменяете электронные письма и сообщения задачами, которые уже находятся в том же списке. Еще одна техника — Time Drive Почвы Архангельского. Но вы должны иметь много самоконтроля, чтобы построить его.
Смешивай, но не взбалтывай!
Скорее всего, ни одна из методик не подойдет вам полностью. Из каждого вы возьмете что-то свое и создадите то, что будет работать на вас. Если что-то не липкое, наверное, оно того не стоит. Техника должна быть вам помощником и другом, а не хозяином и мучителем.
Используй приложения.
Я использую приложение Mind Master для планирования задач. Подробно описано в курсе Макса Дорофеева. Мы используем Trello и корпоративную JIRA для некоторых команд. Technotrack недавно сделал подборку других полезных приложений.
Об авторе.
Я работаю в техническом отделе MyTarget. Я помогаю крупным клиентам строить рекламные кампании, отвечаю на технические вопросы и управляю командой из шести человек. Ежедневно на меня обрушивается огромное количество информации (около 100 писем в день только на почту). На большинство писем не нужно отвечать — просто имейте в виду. Остальное — это задачи от клиентов, коллег, подчиненных и начальника. Они могут быть небольшими — что-то посмотреть или задать вопрос, а могут быть на уровне небольших проектов — подготовить презентацию для клиента. Я не единственный, кто выполняет работу. Чтобы мы могли подготовить презентацию, разработчик должен загрузить статистику из базы данных, а дизайнер должен нарисовать инфографику. Очень много кураторской работы: надо выстроить процесс так, чтобы он был оптимальным, и следить за каждым его этапом. Каждая мелочь, попавшая в сетку квестовой системы, может стать фатальной.Если забыть про презентацию и кинуть статистику за прошлую ночь, дизайнер ничего не нарисует, потому что ночью спит.В такой среде нужно выстраивать соответствующую систему и постоянно искать свежие решения.8 февраля в 18:30 я буду на дне открытых дверей Технотрека.Там я поделюсь другими полезными советами и отвечу на любые ваши вопросы.
